En Prodex no cejamos en nuestra labor lúdico-informativa y, como cada semana, intentamos buscar temas que te puedan ser de interés y ayuda en tu día a día informático .

Así, hoy te vamos a explicar una manera muy interesante de abaratar los costes de tu empresa, si la tienes, y aprenderás a dejar por fin de ser un «dinosaurio», dicho desde el cariño, y lo sabes.

Y es que hoy te enseñaremos a virtualizar el Fax: Sabemos que el Fax es un utensilio que cada vez se usa menos o mejor dicho prácticamente ya ni se usa, sobre todo a nivel particular, pero a nivel empresarial todavía, aunque no lo pueda parecer a priori, es necesario disponer de un Fax… Aunque parezca mentira el hecho de tener un fax implica un gasto considerable para la empresa, que no es que sea muchísimo pero sí para tenerlo en cuenta.

Necesitas adquirir un aparato que suele tener un tamaño considerable, casi como el de una impresora, y con un coste que oscila sobre unos 200 euros aproximadamente. A esto hay que sumar el coste de los tóner, pues recordemos que un Fax imprime como una impresora. Además de eso, lo habitual es tener una línea especial de teléfono fija para él, para que cuando llamen que atienda el fax y al mismo tiempo aparece en nuestras tarjetas de visita, en nuestra web,… etc.

Si piensas que una línea de teléfono dedicada exclusivamente al fax puede costar unos 360€ al año, dependiendo de la compañía telefónica con la que trabajes, agradecerás, en estos tiempos de crisis, el poder ahorrarte gastos, aunque éstos no sean desorbitados repartidos en 12 meses. Virtualizar el Fax te ayudará a ello.

Existe una manera muy interesante de tener el fax vitalizado y no tener que acarrear con los costes del aparato, de los tóner y de la línea telefónica dedicada en exclusiva al fax. Incluso existe la posibilidad de mantener el mismo número de fax sin perderlo y no tener así que hacer tarjetas nuevas de visita. En definitiva, si virtualizas el fax nadie se enterará de que tienes un fax virtual y no un fax, aparato físico, en tu empresa.

¿Te estarás preguntando cómo entran los faxes si no tengo aparato de fax? pues muy sencillo, los faxes te entran a través del correo electrónico.

Cuando contratas el servicio les proporcionas tu mail y cuando un cliente, o quien sea, te envía un Fax te llega un mail con dicho fax a la cuenta de mail proporcionada o a todas las que tu desees incluir como receptoras de los faxes.  Además la virtualización resulta muy interesante de cara a archivar los fax ya que muchas veces no lo hacemos y si lo hacemos muchos faxes suelen ser de papel térmico y al cabo del tiempo se pierden porque se borra su contenido. Por supuesto esta opción es mucho más ecológica pues al no haber máquinas no hay tóners y no consumes electricidad ni gastas papel . Muchos más árboles que vivirán gracias a estos pequeños gestos 😉 en ProdeX somos amigos de lo verde.

Siguiendo con el tema, también te preguntarás ¿y cómo envío un fax? pues del mismo modo que los recibes: a través del mail.

Creas un mail nuevo y en el apartado «para:» le deberás indicar tu «numero de telefono@compañiafax.com», completar el texto que quieras enviar y simplemente pulsar en «enviar» y se enviará el mail a la central de fax virtual y se enviará como si de un fax convencional se tratara, solo que en formato pdf.

Esto también resulta muy cómodo porque puedes recibir los faxes en el móvil e incluso enviar los faxes desde el móvil.

La compañía más conocida que ofrece este servicio de virtualización del fax se llama «Fax Virtual», puedes acceder a su página a través del siguiente enlace. Nosotros en Prodex hemos tenido varios años este servicio contratado con esta empresa y lo cierto es que nos funcionaba muy bien (no, no nos llevamos comisión, sólo era un ejemplo, eres libre de buscar la opción que más se adecue a tu bolsillo y gustos).

Pero a modo de ejemplo, te diremos que tiene un coste anual de unos 36€ al año y puedes recibir todos los faxes que quieras, es decir, que es ilimitado. En cambio sólo puedes enviar 50 al año, aunque por muy poco más lo puedes hacer ilimitado. Con este servicio seguirás teniendo fax ahorrando un 90% o más.

Un detalle muy importante a tener en cuenta, si decides contratar este servicio y hacer la portabilidad de tu número de fax a virtual fax es aconsejable vigilar que en esa línea de fax no tengas las alarmas de tu empresa conectadas o la ADSL o Fibra de la empresa.