Hay varias definiciones para lo que es un Webinar, porque hoy en día se utiliza para varias cosas, pero en esencia un webinar es un seminario web. Es decir, una junta o reunión especializada, pero que se hace usando Internet. Vamos, una vídeo conferencia de toda la vida, pero con la posibilidad de intervenir, no sólo como público, sino como  participante activo en la reunión.

La razón por la que se habla tanto últimamente de los webinars, es lo fácil que resulta montar uno. Cualquiera pueda hacerlo y usarlo para lo que se te ocurra. Incluso puedes asistir desde el teléfono móvil o la tableta. ¿Hemos dicho asistir? Pues sería más correcto decir “participar” y también organizar.

¿Cómo funciona un webinar? Sin entrar en tecnicismos. Arrancas el programa que hayas elegido para organizar el webinar, y los contertulios hacen lo mismo. Ya está. Todo el mundo puede verse y hablar.

Aunque a menudo sólo habla una persona, el organizador, formador, ponente, etc. Cualquiera puede hacer una pregunta por el micrófono, pero puede ser que no se permita interrumpir al conferenciante, por lo que el micrófono estará desactivado. A cambio tienes una ventana de “chat”, parecida a la de whatsapp, en la que puedes hacer preguntas o comentarios, que el orador sacará en la conversación cuando crea oportuno.

También es habitual que las cámaras estén desactivadas. Puede que la única persona que se vea sea el organizador, aunque en una esquina, en pequeñito, porque seguramente interesa mucho más lo que se está mostrando en la pizarra compartida. Esta pizarra suele ser una ventana del ordenador del organizador, en la que se muestra como funciona un programa o producto, o muy habitualmente, un powerpoint que sirve de ayuda visual a la exposición, y que todos los asistentes están viendo en sus pantallas.

¿Cuantas personas pueden asistir a la conferencia en línea? Pues depende. 2 ó 20 ó 200. Según el software que se esté utilizando y según si es la versión gratuita o la de pago. Esta es una pequeña lista de los programas más conocidos para que la investigues por tu cuenta: Go to Webinar, WebEx, Anymeeting, ZipCast, Webinar on air, Fuze, Hangouts, Skype, etc., etc.

Podemos adelantarte que la mayoría tienen una limitación en el número de asistentes, o te obligan a estar dado de alta en sus servicios. Por ejemplo, una que nos gusta por su sencillez y por estar instalada de serie en todos los dispositivos Android, es Hangouts (antes llamado Google talks). También disponible en iOs, PC y Mac. De hecho sólo necesitas un navegador moderno y un  complemento que se instala automáticamente cuando lo usas por primera vez. Este complemento sirve para tener acceso a la cámara y el micrófono del ordenador, si existen, y también para poder compartir la pantalla de algún programa o el escritorio entero, si quieres.

Hangouts funciona inicialmente como Whatsapp. Estableces una conversación por chat pero también puedes iniciar una llamada por voz o por vídeo. La principal diferencia es que puedes invitar a más usuarios a la video-conferencia (Whatsapp no puede). También puedes compartir tu escritorio y mostrar un Powerpoint, o compartir documentos que tengas en Google Drive, etc.

La mayoría de programa profesionales te permiten programar y reservar el webinar para una fecha y hora específicas. Así puedes avisar a todos los interesados con antelación. Te proporcionan un enlace que puedes publicar en las redes sociales o en tu web, o enviar por mail a tus contactos. A la hora del evento, el asistente sólo tiene que seguir el enlace, y ver al ponente en directo, a la vez que puede hacer sus preguntas mediante un chat. Cuando acaba la conferencia se crea un nuevo enlace al vídeo resultante, para poder visionarlo después, por todas aquellas personas que no han podido asistir en directo. Tanto este vídeo final como la transmisión en directo pueden ser públicos, ocultos o privados, según tengan acceso todo el mundo, sólo quien tenga el enlace por cualquier medio, o sólo el visitante que haya sido invitado directamente desde la plataforma que ha montado el evento.

Y sin querer, acabamos de describir el funcionamiento de la última facilidad “inventada” por Youtube. Si eres un usuario registrado y validado de Youtube, puedes hacer Webinars de varias horas en directo, sin la limitación de los 15 minutos.

¿Y para qué se usa un webinar? Hoy en día para muchas cosas. Es evidente que uno de los usos más importantes es la formación. Cursos, ponencias, tutoriales, clases magistrales, seminarios, pero también, reuniones, presentaciones, venta de productos y servicios, etc.

Si asistes a un evento de este tipo, sentado delante del ordenador en la comodidad de tu casa, necesariamente te sientes más cercano a quien te está hablando, como si sólo hablara para ti, y es más fácil asimilar lo que se está oyendo y observando. Esto está muy bien en el caso de que estés aprendiendo algo, pero también te hace más susceptible para “comprar” lo que te estén vendiendo. Quizá por eso hoy se hacen tantos webinars de presentación de productos, de ideas, de servicios …

Después de comprobar por nosotros mismos lo fácil que resulta hacer la presentación de un producto usando un webinar, mediante YouTube, está claro que nuestro consejo es que utilices esta opción si quieres conservar el vídeo para que luego lo puedan consultar otras personas, es decir, si tu objetivo es un webinar público, con preaviso a tu público, etc. Para conferencias con pocos asistentes, o reuniones improvisadas o privadas, puede ser más rápido organizarlas con Hangouts o Skype.

En ProdeX siempre intentamos mantenerte al día sobre temas tecnológicos que te puedan afectar de una u otra manera, y este tema de los “Webinarios” sin duda se va a cruzar en tu camino próximamente… estamos seguros.

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